Pelatihan Managing Office dan Filing System

April 10, 2018

0 Comment

Pelatihan Managing Office & Filing System

Deskripsi

Managing Office & Filing System atau manajemen kantor dan pengarsipan merupakan keseharian yang harus dikelola dengan baik. Pelatihan ini dirancang bagi mereka yang bertanggung jawab mengelola kantor.

Dalam pelatihan kali ini dipelajari tata kelola kantor berdasarkan sistem 5S (lean office) yang dipraktekan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Juga mempelajari pengelolaan arsip dan aset perusahaan, mencakup “master book” lokasi aset, status aset, dan penomoran aset. Ditambah bagaimana melakukan manajemen korespondensi dalam mengelola arsip.

Hal lain yang merupakan masalah utama dalam manajemen kantor adalah manajemen waktu diri dan atasan. Pendekatan mengatasi hal ini membutuhkan sentuhan smart-contingency, yang tentu saja berbeda untuk beragam situasi, hal mana hanya diperoleh dari pengalaman.

Manfaat Pelatihan Managing Office

* Peserta mendapatkan pemahaman yang lebih baik untuk mempraktekan 5S (lean office) di tempat kerja.
* Peserta dapat mengantisipasi dan menyesuaikan diri dengan lingkungan bisnis global yang penuh tuntutan, sesuai standar kompetensi dalam mengelola kantor, aset, arsip, dan waktu agar mampu meningkatkan efektifitas, efisiensi & profesionalitas kerja.

Target Peserta Pelatihan Filing System

* Office manager
* GA Officer
* Sekretaris

Outline materi Pelatihan Managing Office dan Filing System

Managing Office & Filing System

Sesi 1. Paradigma dan Filosofi Manajemen Kantor Modern

* Keunggulan bersaing di era informasi dan design.
* Efektivitas pengelolaan kantor dan hubungannya dengan manajemen manusia.
* Efektivitas alur kerja dan tata-ruang kantor dalam pengelolaan produktivitas.
* Standarisasi pengelolaan kantor Model jepang vs barat dan implikasinya.

Sesi 2. Prinsip Dasar Manajemen Kantor & Filing Berdasarkan 5S (5R)

* Membahas tentang konsep 5 S, penerapannya di tempat kerja dan bagaimana sistem 5
S bekerja.
* Memahami Makna Pilar Utama Seiri (Ringkas) dan Seiton (Rapi), Seiso (Resik) dan Shitsuke (Rawat).
* Memahami Makna Pilar Utama Seiketsu (Rajin) dan Integrasi Kelima Pilar serta studi kasus (identifikasi dan peningkatan pemahaman)

Sesi 3. Aturan (Pedoman) Umum Pengelolaan Arsip dan Inventaris Kantor

* 4 Level arsip dilihat dari unsur strategis bisnis: strategic plan, SOP, Manual dan Usual- Business documents.
* Latihan: menentukan tingkat urgensi dan confidentiality arsip.
* Beragam bentuk arsip, perlakuannya, dan Tujuan penyimpanan arsip.
* Jenis-jenis arsip dan cara penggolongannya
* Kewenangan sekretaris / pengelola arsip, dan
* Bagaimana mengamankan arsip yang bersifat RAHASIA

Sesi 4. Sistem Korespondensi & Pengarsipan (Manajemen Arsip Dinamis)

* Membahas pengertian arsip, langkah-langkah pembuatan arsip, teknik mengelola arsip dan pemeliharaannya.
* Membahas tentang tahapan filing yang baik dan jenis-jenis filing system yang tepat di perusahaan.
* Electronic Filing, document management software (system), trend baru dan model pelaksanaannya.

Sesi 5. Aspek Strategis dan Trend Ke Depan Manajemen Filing Modern: Penerapan E-Filing dan Document Management

* Trend terbaru: electronic filing dan document management dalam bisnis.
* Beragam keunggulan dari electronic filing dan document management pada:
* Penemuan arsip, penyusutan arsip, penilaian, pemindahan dan pemusnahan arsip.
* Alur surat keluar dan surat masuk serta alih media termasuk media digital.
* Sistem indeks dan abjad dalam filing.

Sesi 6. Pentingnya SOP dalam bisnis: Pembuatan, Penerapan, Pelembagaan

* Pemahaman tentang pentingnya SOP, apa Benefit dan Costnya.
* Sejarah terjadinya SOP terkait dengan pendekatan yang dipilih : hirarki, beda pendekatan = beda istilah.
* Motivasi dan urgensi dasar pembuatan SOP
* Perbaikan proses (lebih ringkas / cepat / lengkap).
* Peringkat kinerja dan service level.
* Tehnik Melibatkan banyak stakeholder.
* Pengaruh SOP guna peningkatan kinerja para karyawan, dalam kaitannya dengan divisi yang terkait.

Sesi 7. Change Management Dalam Penerapan SOP Baru

* Penggunaan SIPOC review dalam Change Acceleration Process ala GE (Six Sigma).
* Merubah habit atas SOP: studi kasus (Gemba Kaizen) dan Walk the talk.
* Diskusi kelompok tentang bentuk ACTION PLAN yang mungkin bagi pelaksanaan di kelompok kerja masing-masing,
* Menindak-lanjuti hasil diskusi kelompok dengan penentuan waktu pelaksanaannnya

Sesi 8. Latihan Pembuatan dan Finalisasi rencana kerja pembuatan SOP dan Sistem Kearsipan Perusahaan

* Review ulang materi pelatihan dan rencana kerja.
* Penugasan Individu berdasarkan lingkup ruangan (corner & office)
* Latihan Final dan presentasi kelompok membuat rencana kerja:
(1) pembuatan tim,
(2) Rencana gemba Kaizen
(3) Rencana Implementasi
(4) Rencana pembudayaan.

Jadwal Pelatihan Tahun 2018 :

9 sd 10 Januari 2018
23 sd 24 Januari 2018
13 sd 14 Februari 2018
27 sd 28 Februari 2018
6 sd 7 Maret 2018
13 sd 14 Maret 2018
27 sd 28 Maret 2018
10 sd 11 April 2018
17 sd 18 April 2018
24 sd 25 April 2018
8 sd 9 Mei 2018
15 sd 16 Mei 2018
22 sd 23 Mei 2018
12 sd 13 Juni 2018
26 sd 27 Juni 2018
3 sd 4 Juli 2018
10 sd 11 Juli 2018
18 sd 19 Juli 2018
24 sd 25 Juli 2018
7 sd 8 Agustus 2018
14 sd 15 Agustus 2018
28 sd 29 Agustus 2018
12 sd 13 September 2018
25 sd 26 September 2018
9 sd 10 Oktober 2018
23 sd 24 Oktober 2018
1 sd 2 November 2018
13 sd 14 November 2018
27 sd 28 November 2018
13 sd 14 Desember 2018
19 sd 20 Desember 2018
27 sd 28 Desember 2018

Catatan : Jadwal dapat menyesuaikan dengan kebutuhan calon peserta.

Biaya dan Lokasi Pelatihan:

Jakarta : Hotel Amaris Kemang, Amaris Tendean,Trinity Hotel, Ibis Budget | Biaya Pelatihan : Rp. 7.500.000 / peserta.
Bandung : Hotel Santika, Hay Hotel,Ibis Style, Novotel Hotel, Golden Flower Hotel, 1O1 Hotel, Grand Tjokro Hotel, Tune Hotel, Four Point by Sheraton Hotel | Biaya Pelatihan : Rp. 7.500.000 / peserta.
Yogyakarta : Hotel NEO+ Awana, Cordela Hotel,Ibis Style, Boutique Hotel, Cavinton Hotel, Mutiara Hotel, Dafam Malioboro Hotel, Prima Inn Hotel | Biaya Pelatihan : Rp. 6.500.000 / peserta.

Surabaya : Novotel Hotel, Ibis Center Hotel, HARRIS Hotel, Favehotel, Alana Hotel | Biaya Pelatihan : Rp. 7.000.000 / peserta.
Malang : Amaris Hotel, The 1O1 Hotel, Ibis Style Hotel, El Hotel, Whiz Prime Hotel | Biaya Pelatihan : Rp. 7.000.000 / peserta.
Bali : Ibis Kuta, Fontana Hotel, HARRIS Hotel & Conventions | Biaya Pelatihan : Rp. 6.000.000 / peserta (Minimal 3 Peserta).
Lombok : Favehotel, Novotel Lombok, D Praya Hotel | Biaya Pelatihan : Rp. 7.000.000 / peserta (Minimal 3 Peserta).

Catatan : Biaya diatas belum termasuk akomodasi/penginapan. Apabila ada pertayaan mengenai materi, biaya, lokasi, jadwal dan penawaran lainnya, hubungi kami di nomor 0823-2382-3308.

Fasilitas Pelatihan :