Training Electronic Filing System Implementation Based On Document Regulation And RMS – EFS Method With Excel

Pelatihan Electronic Filing System Implementation Based On Document Regulation And RMS – EFS Method With Excel

Pelatihan Electronic Filing System Implementation Based On Document Regulation And RMS – EFS Method With ExcelDeskripsi

Arsip atau dokumen merupakan rekaman informasi penting yang umumnya digunakan untuk perencanaan, pelaksanaan serta pengawasan kegiatan dalam suatu organisasi. Ketika pemberkasan dokumen sudah makin bertambah, jika tidak dikelola dengan baik, maka pertumbuhan dokumen tersebut sudah tidak bisa dikendalikan lagi.

Penataan dokumen pada dasarnya merupakan suatu teknik atau cara pengaturan dan penyimpanan arsip secara logis dan sistematis. Ada 2 metode filing sistem yang dapat diterapkan dalam kegiatan penataan arsip atau dokumen, yaitu Records Management System (RMS) dan Electronic Filing System (EFS).

Records Management System adalah sistem penataan arsip atau dokumen dalam bentuk kertas yang dilakukan secara manual. Sedangkan Electronic Filing System adalah sistem penataan file atau dokumen secara elektronik, dimana arsip atau dokumen discanning dengan metode OCR (Optical Character Recognition) terlebih dahulu agar dokumen hasil scanning (*.PDF) bisa dibaca dalam format teks sehingga memudahkan pencarian dokumen berdasarkan isi (content) yang terdapat dalam dokumen tersebut.

Kedua (2) metode filing system tersebut sesungguhnya merupakan bentuk implementasi dari Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dan pelaksanaan dari Undang-Undang tersebut dijelaskan dalam Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012.

Training ini akan memberikan Knowledge, Soft Skill dan Hard Skill kepada Anda bagaimana caranya membuat dan melakukan Document Searching Process dengan cepat dan tepat, bagaimana membuat Summary of Document Road Map, baik untuk document incoming letter ataupun outgoing letter dengan menggunakan aplikasi Excel 2007/2010/2013/2015/2016 agar disesuaikan dengan kebutuhan dan kepentingan organisasi sehingga dapat meningkatkan kinerja pelayanan dan efisiensi tempat penyimpanan arsip dari organisasi tersebut.

Tujuan Pelatihan Electronic Filing System Implementation Based On Document Regulation And RMS – EFS Method With Excel

Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan mampu untuk :
1. Memahami pengertian Kearsipan, Arsip dinamis, Arsip aktif, Arsip inaktif, Arsip vital, Arsip statis, Pemberkasan, Unit pengolah, Unit kearsipan, Jadwal Retensi Arsip, Penyusutan arsip, Pemusnahan arsip berdasarkan Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.
2. Memahami konsep model siklus hidup pengelolaan arsip pada sistem manajemen kearsipan.
3. Mengetahui contoh SOP Manajemen Kearsipan yang cukup lengkap.
4. Memahami konsep model records continuous model (model arsip berkelanjutan) pada sistem manajemen arsip elektronis.
5. Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi filing system dalam organisasi.
6. Membuat implementasi Electronic filing system.
7. Membuat aplikasi Electronic Filing System dengan Excel 2007/2010/2013/2015/2016.

Materi Pelatihan Electronic Filing System Implementation Based On Document Regulation And RMS – EFS Method With Excel
1. Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dan penjelasan PeraturanPemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang tersebut dalam pengertian secara umum sebagai berikut :
1. Kearsipan,
2. Arsip dinamis,
3. Arsip aktif,
4. Arsip inaktif,
5. Arsip vital,
6. Arsip statis,
7. Pemberkasan,
8. Unit pengolah,
9. Unit kearsipan,
10. Jadwal Retensi Arsip,
11. Penyusutan arsip,
12. Pemusnahan arsip
2. Model siklus hidup tatakelola arsip.
3. Records management system (RMS)
4. Contoh SOP Manajemen Kearsipan.
5. Model records continuous untuk manajemen arsip elektronis.
6. Faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi filing system dalam organisasi.
7. Electronic filing system (EFS) :
1. Scanning document dengan OCR method.
2. Menambahkan text pada digital document.
3. Memasukan digital assign ke dalam digital document .
4. Membuat otentifikasi dokumen dengan metode Watermark pada digital document .
5. Membuat proteksi pada digital document yang sudah diberikan otentifikasinya.
8. Pembuatan aplikasi Electronic Filing System dengan Excel 2007 / 2010 / 2013 / 2015 / 2016.
1. Membuat setup database master filing
2. Memasukkan data setup database master filing.
3. Membuat setup pengisian data pada form Incoming Letter
4. Memasukan data document incoming letter secara otomatis (tidak manual)
5. Membuat setup pengisian data pada form Outgoing Letter
6. Memasukan data document outgoing letter secara otomatis (tidak manual)
7. Melakukan Document Searching Process pada form Incoming Letter berdasarkan 5 kategori pencarian.
8. Melakukan Document Searching Process pada form Outgoing Letter berdasarkan berdasarkan 5 kategori pencarian.
9. Membuat Summary of Document Road Map untuk dokumen incoming letter dari distribusi internal atau eksternal, termasuk sampai jadwal retensi dokumen tersebut.
10. Membuat Summary of Document Road Map untuk dokumen outgoing letter dari distribusi internal atau eksternal, termasuk sampai jadwal retensi dokumen tersebut.

Peserta Pelatihan Electronic Filing System Implementation Based On Document Regulation And RMS – EFS Method With Excel

Staff atau Leader yang bertanggung jawab dalam proses filing document

Metode Pelatihan Electronic Filing System Implementation Based On Document Regulation And RMS – EFS Method With Excel : Terangkan – Tunjukkan – Lakukan

Jadwal Pelatihan Tahun 2018 :

  • 9 sd 10 Januari 2018
  • 23 sd 24 Januari 2018
  • 13 sd 14 Februari 2018
  • 27 sd 28 Februari 2018
  • 6 sd 7 Maret 2018
  • 13 sd 14 Maret 2018
  • 27 sd 28 Maret 2018
  • 10 sd 11 April 2018
  • 17 sd 18 April 2018
  • 24 sd 25 April 2018
  • 8 sd 9 Mei 2018
  • 15 sd 16 Mei 2018
  • 22 sd 23 Mei 2018
  • 12 sd 13 Juni 2018
  • 26 sd 27 Juni 2018
  • 3 sd 4 Juli 2018
  • 10 sd 11 Juli 2018
  • 18 sd 19 Juli 2018
  • 24 sd 25 Juli 2018
  • 7 sd 8 Agustus 2018
  • 14 sd 15 Agustus 2018
  • 28 sd 29 Agustus 2018
  • 12 sd 13 September 2018
  • 25 sd 26 September 2018
  • 9 sd 10 Oktober 2018
  • 23 sd 24 Oktober 2018
  • 1 sd 2 November 2018
  • 13 sd 14 November 2018
  • 27 sd 28 November 2018
  • 13 sd 14 Desember 2018
  • 19 sd 20 Desember 2018
  • 27 sd 28 Desember 2018

Catatan : Jadwal dapat menyesuaikan dengan kebutuhan calon peserta.

Biaya dan Lokasi Pelatihan :

  • Jakarta : Hotel Amaris Kemang, Amaris Tendean,Trinity Hotel, Ibis Budget | Biaya Pelatihan : Rp. 7.500.000 / peserta.
  • Bandung : Hotel Santika, Hay Hotel,Ibis Style, Novotel Hotel, Golden Flower Hotel, 1O1 Hotel, Grand Tjokro Hotel, Tune Hotel, Four Point by Sheraton Hotel | Biaya Pelatihan : Rp. 7.500.000 / peserta.
  • Yogyakarta : Hotel NEO+ Awana, Cordela Hotel,Ibis Style, Boutique Hotel, Cavinton Hotel, Mutiara Hotel, Dafam Malioboro Hotel, Prima Inn Hotel | Biaya Pelatihan : Rp. 6.500.000 / peserta.
  • Surabaya : Novotel Hotel, Ibis Center Hotel, HARRIS Hotel, Favehotel, Alana Hotel | Biaya Pelatihan : Rp. 7.000.000 / peserta.
  • Malang : Amaris Hotel, The 1O1 Hotel, Ibis Style Hotel, El Hotel, Whiz Prime Hotel | Biaya Pelatihan : Rp. 7.000.000 / peserta.
  • Bali : Ibis Kuta, Fontana Hotel, HARRIS Hotel & Conventions | Biaya Pelatihan : Rp. 6.000.000 / peserta (Minimal 3 Peserta).
  • Lombok : Favehotel, Novotel Lombok, D Praya Hotel | Biaya Pelatihan : Rp. 7.000.000 / peserta (Minimal 3 Peserta).

Catatan : Biaya diatas belum termasuk akomodasi/penginapan. Apabila ada pertayaan mengenai materi, biaya, lokasi, jadwal dan penawaran lainnya, hubungi kami di nomor 0823-2382-3308.

Fasilitas Pelatihan :

  1. Penjemputan dari Hotel/Bandara/Stasiun/Terminal.
  2. Transportasi Peserta ke tempat pelatihan.
  3. Training Kit (Dokumentasi photo, Blocknote, ATK, dll).
  4. Flash disk.
  5. Sertifikat Pelatihan.
  6. Free Bag or Bagpackers (Tas Training).
  7. 2x Coffe Break & 1 Lunch (Makan Siang).
  8. Softfile Foto Training
  9. Souvenir Exclusive.
  10. Training Room Full AC and Multimedia.

Tinggalkan Balasan