Pelatihan Document Control and Digital Filing System
Training Document Control and Digital Filing System
Deskripsi
Dokumen atau arsip adalah aset yang berarti penting bagi perusahaan, yaitu sebagai alat dasar bagi manajemen untuk menyusun rencana program (business plan), mengorganisasi, memimpin, dan mengawasi pelaksanaan kegiatan. Untuk melaksanakan semua fungsi tersebut diperlukan data dan informasi yang up-to-date, informasi dalam bentuk yang tepat, pada saat yang tepat dan tempat yang tepat, dengan adanya arsip/records maka akan dapat diketahui bermacam-macam informasi yang sudah dimiliki, sehingga dapat membantu dalam membuat keputusan.
Sayangnya saat ini system filing arsip atau dokumen di perusahan pada umumnya belum dikelola dengan benar padahal dokumen adalah bukti otentik suatu organisasi yang perlu dijaga dan disimpan dengan baik supaya suatu ketika diperlukan bukti otentik tersebut dapat ditemukan dengan cepat dan tepat.
Sudah tentu, dengan mempertimbangkan hal tersebut di atas, perlu dilakukan suatu upaya untuk memberikan pengetahuan tentang pengelolaan arsip atau document Control secara baik dan benar. Training Document Control akan membantu perusahaan untuk meningkatkan pemahaman, keterampilan dan kepedulian personilnya terhadap risiko document control.
Sasaran Training Document Control
Setelah mengikuti Training Document Control & Digital Filing System ini peserta akan:
* Mengetahui dan memahami pola penyimpanan arsip atau dokumen yang efektif, cepat dan tepat serta efisien serta modifikasinya
* Mengetahui & memahami konsep digital filing system & perangkat pendukungnya.
* Mengetahui & memahami konsep EDMS, konfigurasi dan ilustrasi prosesnya.
* Mengetahui & memahami penggunaan dari software aplikasi EDMS lengkap dengan penggunaan scanner.
Target Peserta Training Digital Filing System
Training Document Control & Digital Filing System ini ditujukan untuk para:
* Petugas arsip
* Petugas administrasi
* Pengolah data
* Sekretaris
* Siapapun yang berkecimpung dalam pengelolaan dokumen di organisasi maupun perusahaan.
Outline materi Training Document Control and Digital Filing System
Training Document Control & Digital Filing System
Session 1: Sistem Pemberkasan Dokumen Pendekatan Praktis
Tujuan: Memberikan pengetahuan dan pemahaman mengenai Sistem Pemberkasan Dokumen (filing system) fisik secara efektif, cepat dan tepat serta efisien.
* Pengawasan berkas terpusat dan tersebar berbasis analisis bisnis,
* Prinsip klasifikasi,
* Klasifikasi abjad: sistem kamus, sitem ensiklopedia dan sistem geografis, dan klasifikasi angka, sistem pemberkasan desimal, sistem pemberkasan kronologis, dan klasifikasi alfanumerik,
* Pengindeksan dan Kualitas indeks,
* Pengindeksan kata penting (KWIC and KWOC),
* Pengindeksan alfabetikal,
* Prosedur pemeliharaan berkas,
* Pengawasan berkas,
* Pengelompokan berkas,
* Disposisi,
* Pengelolaan ruang berkas, dan
* Masalah umum pemberkasan.
Session 2: Manajemen Dokumen Elektronik
Tujuan: Memberikan pengantar dan penjelasan cara efisien menyimpan dan mengakses dokumen elektronik/digital secara cepat, tepat dan efisien untuk informasi sehingga perusahaan dapat memenuhi kebutuhan internal atupun eksternal (klien) perusahaan.
* Perencanaan, survei dokumen dan informasi,
* Penilaian dokumen dan informasi,
* Metadata dan kebijakan,
* Strategi kontekstual,
* Pengawasan akses,
* Keamanan dan kualitas, dan preservasi informasi
Session 3-4: Digital Filing System dan Aplikasi Electronic Document Management System (EDMS)
Tujuan: Meningkatkan dan mengembangkan keterampilan manajemen arsip elektronik/ digital, sehingga dapat memberikan kontribusi bagi perusahan dalam mencapai efektifitas dan efisiensi kerja serta mengantisipasi hilangnya arsip/dokumen penting.
* Konsep digital filing system & perangkat pendukungnya ;
* Isu Legalitas Arsip Digital
* Prosedur Alihmedia/Imaging Document
* Kategori pengenalan Scanner
* Cara memilih mesin scanner Electronic Document Management System (EDMS), Konfigurasi dan Proses;
* Kategori dan komponen EDMS
* Integrasi EDMS dengan Informasi dan tempat penyimpanan
* Alat dan Media Penyimpanan (storage)
* Kompanen Biaya pada implementasi EDMS
* Step by step operasional aplikasi software EDMS, menggunakan Software EDMS
* Login Admin
* Group Management
* Security Management
* User Management
* Collection
* Pengaturan Folder/tree system
* Pengaturan Database dan Folder Image
* Report Activity User
* Upload File dan Upload Otomatis
* Workflow Documents System
* Category Searching dan Full text (content) searching
Metode Training Document Control and Digital Filing System
Training Document Control & Digital Filing System dilaksanakan dengan metode:
* Adult learning principles
* Experimental leaning
* Fun leaning
* Workshop, dimana peserta dapat secara langsung melakukan pekerjaan dibawah bimbingan trainer.
Jadwal pelatihan Informasi-Pelatihan.com 2024
- Batch 1 : 23 – 24 Januari 2024
- Batch 2 : 7 – 8 Februari 2024
- Batch 3 : 6 – 7 Maret 2024
- Batch 4 : 23 – 24 April 2024
- Batch 5 : 7 – 8 Mei 2024 || 21 – 22 Mei 2024
- Batch 6 : 11 – 12 Juni 2024
- Batch 7 : 17 – 18 Juli 2024
- Batch 8 : 21 – 22 Agustus 2024
- Batch 9 : 18 – 19 September 2024
- Batch 10 : 8 – 9 Oktober 2024 || 22 – 23 Oktober 2024
- Batch 11 : 5 – 6 November 2024 || 19 – 20 November 2024
- Batch 12 : 10 – 11 Desember 2024
Investasi dan Lokasi pelatihan:
- Yogyakarta
- Jakarta
- Bandung
- Bali
- Surabaya
- Lombok
Catatan : Apabila perusahaan membutuhkan paket in house training, anggaran investasi pelatihan dapat menyesuaikan dengan anggaran perusahaan.
Fasilitas :
- FREE Airport pickup service (Gratis Antar jemput Hotel/Bandara/Stasiun/Terminal)
- Module / Handout
- Flashdisk
- Sertifikat
- FREE Bag or bagpackers (Tas Training)
- Training Kit (Dokumentasi photo, Blocknote, ATK, etc)
- 2xCoffe Break & 1 Lunch, Dinner
- FREE Souvenir Exclusive
- Training room full AC and Multimedia
